25-05. マニュアル作成と運用の大切さ

マニュアルは、単なる手順書ではなく、ノウハウ書です。

マニュアルの作成と運用・改定、は、暗黙知を形式知、個人地を組織知として整理し、それらを活用して常にナレッジを高めていく手法であることは、多くの組織に周知されています。

具体的に以下を行うことで、マニュアルを活かす組織はあまり多くはないのではないかと思います。

確かに、こうしたものを作成せず、職員全員が同じレベルで会話を行うことができ、スキルをもって、さらにそのうえで、相互に研鑽し新たなノウハウを個々人が均等に収集することができる環境にあるのであれば、マニュアルを媒介としてナレッジマネジメントを展開することの必要性はないのかもしれません。

皆が感性豊かに、行動し、思考し、新しいことを常に開発し、間違いを是正し、創造することができるのであれば、道具を使う必要はまったくありません。マニュアルだけではなく、パスもリスクマネジメントも、他の目的で使われる道具を活用する理由はどこにも見当たらないと考えることが相当です。

しかし、既にお分かりのように、そのような従業員を用意することは無理だし、たとえ優れた者が存在したとしても、上記のようなながれをつくることは通常は困難です。

そこでマニュアルが役に立ちます。

はじめはマニュアルを基礎として工夫や創造が行われることが多くあったとしても、いずれ個人の力が醸成されて、マニュアルを凌駕した仕事ができるようになることは間違いがありません。

創造活動があり、結果としてさらに新しい仕事がつくられ、工夫され、付加価値をもった業務を行うことができるようになります。

始めは煩雑なように見えても、マニュアルの整備により個人や組織における問題解決が随時行われ、組織力が増幅されることになると考えることが相当です。

ルールをつくり、遵守するということは確かに煩わしいし、無駄のように見えます。

しかし、そのプロセス、あるいは帰結において、訓練された個人がつくられ、より高い生産性を生み出すことが連続的に行われれば、当初の作業は徐々にそのコストを低減させ、高い投資能力を持っていたことが確認されることになるのだと確信をもっていうことができます。